Eigenständig :: Als Add-On (API) :: In ISEntial integriert
Wir möchten Ihnen das in ISEntial vollständig integrierte Archivsystem ISEdoc vorstellen. Nach Freigabe und Einrichtung des Moduls, kann das Archivsystem in allen Bereichen von ISEntial verwendet werden.
Wie unter ISEdoc Archivsystem – AddOn (API) beschrieben, steht Entwicklern unser AddOn ISEdoc zur Verfügung, mit dessen Hilfe leistungsfähige Archivsysteme sehr einfach aufgebaut werden können. Im weiteren Verlauf möchten wir uns jedoch mit der Integration von ISEdoc in ISEntial befassen.
ISEntial unterscheidet zwei Arten der Archivierung:
- Manuelle Archivierung
Bei der manuellen Archivierung entscheiden Sie, welche Dokumente in welchen Programmbereichen mitarchiviert werden sollen. Sie können z. B. zusammen mit einer Auftragsbestätigung zusätzlich beliebig viele Dokumente ganz einfach per Drag&Drop archivieren wie z. B. CAD-Zeichnungen, Notizen, Kundenbestellungen usw. - Automatische Archivierung
Bei der automatischen Archivierung werden Dokumente ohne Ihr Zutun automatisch archiviert. Dazu können kundenbezogen sogenannte „Workflows“ definiert werden, die automatisch dazu führen, dass Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen archiviert werden. Ein beliebtes Beispiel dafür ist die Auftragsbearbeitung: Jedes Mal, wenn eine Auftragsbestätigung gedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt wird, archiviert ISEntial automatisch die aktuelle Version der Auftragsbestätigung.
In den Programmbereichen, in denen der E-Mail-Versand erlaubt ist (z. B. in der Auftragsbearbeitung), können Sie die zum jeweiligen Vorgang archivierten Dokumente als E-Mail-Anlage versenden. Fallbezogen können Sie entscheiden, welche Dokumente in die Anlage genommen werden.
Archivierte Dokumente müssen oft vorgangsbezogen aus dem Archiv geholt und weiterverarbeitet werden. Ein Beispiel dafür sind Werkzeugnisse oder Prüfbescheinigungen. Werden z. B. metallische Erzeugnisse eingekauft, denen ein Werkzeugnis beiliegt, kann dieses Dokument zusammen mit dem Einkaufsposten bzw. der Charge archiviert werden. Durch einen geeigneten Workflow kann angegeben werden, dass der Käufer automatisch eine Kopie des Werkzeugnisses erhält, ohne dass der ISEntial-Anwender darauf achten muss. Die Arbeitseinsparung ist enorm und die Fehlerquote tendiert gleichzeitig gegen Null.
Selbstverständlich sind das nur einfache Beispiele. Durch geeignete Workflows können beliebig komplexe Verarbeitungsschritte definiert werden, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllen.
Ein beeindruckendes Beispiel stellt die Projektverwaltung von ISEntial dar. Hier kann ISEdoc sein gesamtes Potential ausspielen. Sie können für ein Projekt analog zum gewöhnlichen Papierarchiv unterschiedliche Projektmappen anlegen, in denen Sie thematisch alle zum Projekt gehörenden Dokumente organisieren. Der Zugriff auf diese Dokumente kann von überall im Netzwerk direkt erfolgen – die Papierablage mit all ihren unangenehmen Begleiterscheinungen hat endgültig ausgedient. Sie öffnen einfach direkt aus dem Archiv das mit dem archivierten Dokument verknüpfte Programm. Ein Word-Dokument wird mit Word, ein Excel-Dokument mit Excel geöffnet usw.
Mit dem Archivsystem von ISEntial verfügen Sie über einen klar definierten Ort im Unternehmen, in dem Sie alle zum ERP-System gehörenden Dokumente verwalten können. Egal ob es sich um Einkaufs-, Verkaufs-, Buchhaltungs- oder Projektdaten handelt – Ihre Dokumente sind immer griffbereit, da wo sie diese auch hingehören.
Lassen Sie sich das Archivsystem von uns vorführen – wir sind sicher, Sie werden begeistert sein!
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir beantworten schnell und unkompliziert Ihre Fragen oder Sie vereinbaren einen Besuchstermin bei uns.
