Durch das Digitale-Versorgung-Gesetz gelten für alle Arztpraxen, Zahnarztpraxen, Psychotherapeuten und Labore mit dem Start in das Jahr 2022 neue IT-Vorgaben. Die „Richtlinie zur Datensicherheit der Praxis-IT“, die der Gesetzgeber gemeinsam mit der Kassenärztlichen Bundesvereinigung (KBV) erarbeitet hat, soll IT-Systeme und sensible Daten in den Praxen schützen. Laut KBV sollen „klare Vorgaben dabei helfen, Patientendaten noch sicherer zu verwalten und Risiken wie Datenverlust oder Betriebsausfall zu minimieren.“

 Alle Praxen und Labore müssen nun u.a. folgende weiteren technischen und organisatorischen Maßnahmen umsetzen:

• Backup-Pflicht: Für jedes Endgerät einer Praxis müssen regelmäßig Datensicherungen durchgeführt werden. Das entsprechende Datenmanagement und die gewählte Datensicherungsstrategie sollen dokumentiert werden
• Erweiterter Firewall-Einsatz: Eine Firewall für den Schutz der Internetanbindung war bereits verpflichtend. Nun muss in jeder Praxis zusätzlich auch eine Firewall als Schutzmaßnahme eingesetzt werden, wenn Internet-Anwendungen wie eine Praxis-Homepage bereitgestellt oder Online-Terminkalender betrieben werden. Automatisierte Zugriffe oder Aufrufe auf Webanwendungen dürfen nicht stattfinden.
• Überprüfung jedes Wechseldatenträgers durch ein aktuelles Schutzprogramm bei jeder Verwendung
• Weitere Pflichten bei Verlust eines Mobiltelefons, zur Apps-Nutzung, zu Updates sowie zu Administrationsdaten

Vielfältige Anforderungen für alle Praxisgrößen

Bereits seit April 2021 war für jede Praxisgröße der Einsatz eines aktuellen Virenschutzprogrammes und eine Firewall verpflichtend. Alle Praxen dürfen bei Nutzung eines Internet-Browsers keine vertraulichen Daten mehr speichern, Apps nur aus offiziellen App-Stores heruntergeladen sowie restlos löschen, keine vertraulichen Daten über Apps senden und mobile Geräte (Smartphones, Tablets) ausschließlich mit einem komplexen Gerätesperrcode schützen. Nach der Nutzung eines solchen Gerätes müssen sich die User zwingend abmelden. Außerdem wichtig: Das interne Netzwerk muss durch einen Netzwerkplan schriftlich dokumentiert werden.

Bereits die im vergangenen Jahr aufgeführten Maßnahmen boten Systemhäusern und IT-Dienstleistern ein enormes Potential die eigene fachliche Expertise einzubringen und IT-Security-Services bei Arzt- und Zahnarztpraxen sowie Laboren zu lancieren.

Neue Anforderungen für mittlere Praxen

In einer „mittleren Praxis“ sind zwischen 6 und 20 Personen ständig mit der Datenverarbeitung betraut. Die IT-Richtlinie macht seit dem 01. Januar 2022 den Einsatz eines Mobile Device Managements zur Pflicht. Ziel ist es, App-Berechtigungen sicher zu minimieren, bevor eine App eingeführt wird.

Neue Anforderungen für große Praxen

Hier sind mehr als 20 Personen ständig mit der Datenverarbeitung betraut. Die Definition gilt laut KBV auch, wenn es sich um eine eigentliche kleinere Praxis handelt, jedoch die Datenverarbeitung über die normale Datenübermittlung hinausgeht. Dies gilt z. B. für Labore sowie Medizinische Versorgungszentren mit krankenhausähnlichen Strukturen.

Die seit 2022 geltenden Anforderungen der IT-Richtlinie lassen sich ebenfalls mit einem Mobile Device Management optimal umsetzen. Durch diese Lösung kann die Bereitstellung, der Betrieb und der Einsatz von Smartphones sowie Tablets umgesetzt werden. Nur so können die Vorgaben hinsichtlich der Nutzung und Kontrolle der Geräte sowie bei der definierten Größe der Einrichtungen nach unserer Einschätzung im Alltag sicher und datenschutzkonform funktionieren.

Maximales Schutzniveau

Für ein maximales Schutzniveau sollten Praxen, Apotheken und Labore ausschließlich auf sichere IT-Produkte setzen. Solche Lösungen sind frei von Funktionen, die die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Hard- und Software oder von Daten gefährden. Das sichert neben dem wirtschaftlichen Erfolg auch das Vertrauen von Patienten, Kunden und Geschäftspartnern.

Wir stehen Ihnen bei der Umsetzung der neuen Vorgaben, die sich aus der beschriebenen IT-Richtline ergeben, partnerschaftlich zur Seite.

Beratung nur durch qualifizierte Experten

Kommen Sie auf uns zu und lassen Sie sich von uns beraten. Wir analysieren Ihre IT-Landschaft und setzen die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen professionell um.

Vom Herzen wünschen wir Ihnen

besinnliche Weihnachten im Kreise Ihrer Lieben

und ein gesundes und erfolgreiches Jahr 2022!

Ihr ISEntial-Team

Dringender Handlungsbedarf!

Sehr geehrte Damen und Herren,

das BSI warnt vor einer kritischen Schwachstelle, die Java betrifft und somit eine sehr große Zahl von Systemen und Programmen. Weitere Infos erhalten Sie direkt beim BSI unter folgender Adresse:

Kritische Schwachstelle in log4j veröffentlicht (CVE-2021-44228) (bund.de)

Wir können nicht abschätzen, welche der von Ihnen verwendeten Systeme, Software und Geräte betroffen sind. Ihnen bleibt leider keine andere Wahl, als die entsprechenden Hersteller schriftlich zu befragen, ob deren Produkte von der Schwachstelle betroffen sind.

Betroffen könnten u. a. folgende Produkte sein:

• Shopsysteme wie z. B. Oxid, Shopware, Magento
• Portale wie z. B. Joomla, WordPress
• Java-basierende Software, welche die Java-Laufzeitumgebung nutzt wie z. B. Teile von OpenOffice, verschiedene TV-Browser, Java-Downloader, SAP, Mathlab
• Geräte wie z. B. Routers, Modems, Switches, Maschinensteuerungen

Die Liste ist nicht abschließend.

Auch im Jahr 2021 bleiben wir enger Partner der erfolgreichen deutschen Sicherheitsfirma Securepoint in der höchsten Stufe „Professional Partner“.

Seit vielen Jahren arbeiten wir eng mit Securepoint zusammen, um unseren Kunden einen optimalen Schutz ihrer IT-Infrastruktur zu finanzierbaren Preisen zu ermöglichen.

Securepoint bietet IT-Sicherheit auf allerhöchstem Niveau für einen bestmöglichen Schutz Ihrer IT und Daten. Dazu setzt Securepoint auf eine Mischung aus zuverlässigen Konzepten, sicheren Produkten und innovativen Weiterbildungen. Mit der mehrschichtigen Strategie der Unified Security werden komplexe Bedrohungen von heute und morgen erkannt und erfolgreich abgewehrt.

Die Sicherheitslösungen von Securepoint bilden einen ganzheitlichen, umfassenden Schutz, der sich wie die Schichten einer Zwiebel um die Kunden-IT legt. Durch die abgestimmte Kombination aller Produkte und Schichten wird ein überragendes Schutzniveau für unsere Kunden erreicht. Das nennen wir Securepoint Unified Security.

Die optimale Verknüpfung einzelner Komponenten wie NextGen UTM-Firewall, Mobile Security, Antivirus Pro und E-Mail-Archivierung ist am Markt einzigartig. So ermöglichen wir es kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) einen Schutz auf Enterprise-Niveau zu erreichen, der in der Branche einmalig ist.

Firewalls, gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung, Antivirus-Lösungen, zentraler Schutz von mobilen Geräten wie Smartphones und Tablets, Datenschutz (EU-DSGVO), Datensicherheit, Schulungen und Support – einheitliche IT-Sicherheit aus einer Hand. Sprechen Sie uns unverbindlich an. Wir analysieren Ihre Sicherheitsanforderungen und entwerfen eine an Ihre Bedürfnisse optimale IT-Sicherheitslösung.

Liebe Geschäftspartner,

ein ereignisreiches Jahr geht zu Ende. Wir hoffen, das kommende Jahr bringt uns allen ein Stück Normalität zurück. Wie gerne würden wir wieder ungezwungen die Hand reichen, unsere Freunde umarmen oder von Angesicht zu Angesicht bei Kaffee und Knabbereien einfach nur plaudern!

Genießen wir alle diese besinnlichen Weihnachstage im Kreise unserer Liebsten und hoffen zusammen auf ein erfolgreiches und vor allem gesundes Jahr 2021!

Ihr isential-Team!

Zurzeit missbrauchen Kriminelle auffallend oft Office-Dateien zum Verbreiten von Schadsoftware. Die Cyberkriminellen hacken sich quer durch alle Branchen und Unternehmensgrößen, um Daten auszuspionieren oder Lösegeld zu erpressen. Treffen kann es leider jeden. Denn die Hacker sind der IT-Security oft einen Schritt voraus.

Mittlerweile wird von den Tätern fast ein Viertel aller Schadsoftware über MS-Office-Dateien verbreitet. Sehr auffallend ist die Tatsache, dass allein in der ersten Jahreshälfte 2020 die Zahl der Cyber-Angriffe über Office-Dateien auf mehr als das Doppelte stieg.

Angriffe aufs Homeoffice

Bei Erpressungstrojanern wie Emotet ist im ersten Halbjahr 2020 ein Anstieg um 20% zu verzeichnen. Als einen Grund für die zunehmende Bedrohung durch Office-Dateien wird die Corona-Pandemie genannt: Aufgrund der Corona-Pandemie arbeiten derzeit immer mehr Arbeitskräfte im Home-Office, wobei sie vermehrt auf die Online-Anwendungen der Office-Suite zugreifen. Mehr Endgeräte, unvorsichtiges Verhalten der Mitarbeiter, fehlende Schulungen und unzureichend geschützte Infrastrukturen im Homeoffice führen leider oft zu Sicherheitslücken.

Emotet wütet noch heftiger

Der im vorigen Abschnitt genannte Trojaner Emotet, der bereits seit 2018 von sich reden macht, ist mit aller Wucht zurück. Die Schadsoftware kann mittlerweile Nachrichten auf den Rechnern seiner Opfer auslesen, um sich dann mit täuschend echten Spam-Mails weiterzuverbreiten. Die neue Version des Trojaners ist noch gefährlicher: Laut einer Meldung des Fachportals „Heise online“ kann Emotet nun auf die E-Mail-Anhänge von befallenen Rechnern zugreifen und nutzt diese auch, um noch echter wirkende Spam-Mails zu erstellen. Die Fähigkeit zur Durchführung eines teilautomatisierten Social-Engineering-Angriffs erhöhe die Gefahr erheblich. Emotet-Mails seien nun noch schwerer zu erkennen.

Besonders heimtückisch sind die von Emotet verwendeten Office-Dateien, denn sie kommen häufig als Antwort auf eine eigene E-Mail von einem scheinbar vertrauten Absender, etwa einem Geschäftspartner. Jüngst haben die Emotet-Urheber ihre Masche wieder einmal geändert: Beim Öffnen erscheint eine Meldung, dass das Dokument mit Windows 10 Mobile erzeugt wurde. Deshalb müsse der Anwender „Bearbeiten aktivieren“ anklicken. Wer dieser Aufforderung folgt, startet Makros, die das System mit Emotet infizieren.

Vorsicht ist daher geboten: Auch wenn ein Office-Dokument anscheinend aus einer sicheren Quelle stammt wie z. B. von einem Geschäftspartner, von dem man in der Tat ein Office-Dokument erwartet, kann dies das Werk eines Verschlüsselungstrojaners sein.

IT-Schutz im Unternehmen

Um einen einigermaßen robusten Schutz gegen solche Cyber-Angriffe aufzubauen, sind Schutzmaßnahmen an mehreren Stellen notwendig. Einerseits muss die IT-Sicherheit immer auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dazu zählen u. a. Firewalls, Antiviren-Software und Netzwerkrichtlinien, die das Öffnen und Ausführen von Dateien regeln.

Allerdings lässt sich durch die genannten Maßnahmen nur ein Teilaspekt der IT-Sicherheit realisieren, denn man kann nicht immer den Empfang und Weiterverwendung von Dokumenten verbieten. In diesen Fällen müssen weitreichendere Maßnahmen getroffen werden, um eine Balance zwischen Sicherheit und Arbeitsfähigkeit zu vereinbaren. Diese Maßnahmen sind oft individuell und mit Mehrarbeit verbunden (z. B. explizite Freigabe von Dokumenten nach Überprüfung in einer sogenannten „Sandbox“).

Und dennoch: Auch diese Maßnahmen sind unzureichend, solange Mitarbeiter nicht oder nur unzureichend geschult sind. Mitarbeiter sind die letzte Instanz zwischen einer erfolgreichen Cyber-Abwehr und einem Desaster Ihrer IT.

Kommen Sie auf uns zu, wir unterstützen Sie gerne bei der Planung, Umsetzung und Anwendung Ihrer IT-Sicherheit.

Jetzt haben Sie bestimmt noch viele Fragen. Nutzen Sie bitte dazu unser Kontaktformular, unseren Support-Bereich, E-Mail oder Sie rufen uns einfach an.

An alle ISEntial-Anwender

Mit diesem Sonderrundschreiben möchten wir Sie kurz über die Anwendung der Steuersenkung in ISEntial informieren.

Da die Senkung der Steuersätze voraussichtlich nur bis zum 31.12.2020 gilt, wollten wir unseren ISEntial-Kunden nicht zumuten, innerhalb eines halben Jahres zweimal manuell Anpassungen vornehmen zu müssen. Daher haben wir uns dazu entschlossen, die notwendigen Anpassungen für Sie auszuführen. Dies bedeutet, Sie müssen sich – in aller Regel – um nichts kümmern. ISEntial ermittelt für Sie automatisch den gültigen Steuersatz.

Welche Vorbereitungen haben wir für Sie getroffen?

• Dort, wo immer möglich, haben wir uns von der sprechenden Bezeichnung der Steuercodes getrennt. Ein Steuercode M19 für Umsatzsteuer 19% wäre verwirrend, wenn nach der Steuersenkung nur noch 16% Umsatzsteuer berechnet werden würden. Daher haben wir die Codes umbenannt. Zum Beispiel wurde aus M19 dann MVS (VS = voller Steuersatz).
  
  Wird der Steuercode MVS bereits für die lokal geltende Steuer verwendet (hier sind insbesondere die im Ausland ansässigen ISEntial-Kunden betroffen), so können wir diesen Code für die Auslandssteuertabelle Deutschland (Ländercode = D) dann nicht mehr verwenden.
  
  
• Wir haben für den Zeitraum der Steuersenkung für jeden Steuercode einen weiteren Eintrag erstellt, der für die Gültigkeit 01.07.2020–31.12.2020 jeweils den reduzierten Steuersatz abbildet.
  
  
• Wir haben für den Zeitraum der Steuersenkung für jede Warenbuchungsgruppe einen weiteren Eintrag erstellt, der für die Gültigkeit 01.07.2020–31.12.2020 jeweils den Einlauf in die entsprechenden 5%-/16%- Aufwands- bzw. Erlöskonten steuert.

Es herrscht allgemein die Meinung vor, dass Umsätze mit der reduzierten Mehrwertsteuer in getrennte Sachkonten zu buchen sind. Nur so ist die gesetzlich vorgeschriebene Verprobung der Umsatzsteuer gewährleistet. DATEV hat allerdings bis dato noch nicht abschließend die dafür notwendigen Sachkonten benannt. Um nun einem zeitlichen Konflikt auszuweichen, haben wir trotzdem alle betroffenen Sachkonten für Sie erstellt. Dabei haben wir die Sachkontonummer um einen Anhang ‚01‘ erweitert. Ein Beispiel aus dem SKR04: das Sachkonto „4400 Erlöse 19%“ wird zu „440001 Erlöse 16%“.

Dies bietet den Vorteil, wenn Sie Jahres- oder Quartals-Auswertungen auf Sachpostenebene betrachten, die Umsätze auch richtig sortiert ausgewiesen werden.

Zudem sind wir vollkommen unabhängig von DATEV. Später, sobald die eigentlichen Sachkonten von DATEV festgelegt wurden, können wir diese entweder mittels Umtaufen oder über die DATEV-Schnittstelle über das alternative DATEV-Konto aktivieren.

Wie ermittelt ISEntial die zum Zeitpunkt gültige Steuer?

• Beim Buchen gilt prinzipiell: Das Steuerdatum wird durch das Buchungsdatum festgelegt.
  
  Ein Buchungsdatum bis zum 30.06.2020 führt zu 7% / 19% Mehrwertsteuerbuchung.
  Ein Buchungsdatum ab dem 01.07.2020 führt zu 5% / 16% Mehrwertsteuerbuchung.
  Ein Buchungsdatum ab dem 01.01.2021 führt zu 7% / 19% Mehrwertsteuerbuchung.
  
  
• Es ist noch kein Buchungsdatum eingetragen
  
  Während der Anfrage- bzw. Angebotsphase oder einer eventuellen Bestellung bzw. Auftragsbestätigung können Sie das Buchungsdatum ja noch nicht vorbelegen. Deshalb wird das Steuerdatum in folgender Abfolge bestimmt:
  
  - Rechnungsdatum
  - Lieferdatum
  - Bestell- bzw. Auftragsdatum
  - Anfrage- bzw. Angebotsdatum
  
  
• Worauf ist zu achten?
  
  Insbesondere bei Proformarechnungen bzw. Rechnungen mit Zahlungsbedingung Vorauskasse kann es vorkommen, dass der Vorgang nach einem der Steuerumstellungstermine gebucht wird. Hierbei müssen Sie darauf achten, dass Sie als Buchungsdatum unbedingt das Datum der Proformarechnung einsetzen. Ansonsten passt die geleistete Vorauskasse nicht mehr zu dem Wert der gebuchten Rechnung.
  
  Zur Not muss dann für den betroffenen Zeitraum eine berichtigte Umsatzsteuervoranmeldung geleistet werden.
  
  
• Liefer- und Rechnungsdatum unterscheiden sich
  
  Die Umsatzsteuerschuld bzw. Vorsteuerforderung entsteht im Normalfall mit dem Zeitpunkt der Lieferung. Die einschlägigen Bestimmungen und Sonderfälle sind Ihnen sicherlich bekannt. Kommt es nun vor, dass die Lieferung vor der Steuerumstellung und die Rechnung nach dieser Steuerumstellung gebucht werden soll, müssen Sie beim Buchen der Rechnung unbedingt darauf achten, dass als Buchungsdatum dann der Zeitpunkt der Lieferung eingetragen wird. Ansonsten stimmt die Berechnung der Mehrwertsteuer nicht. Die Kopplung des Rechnungsdatums an das Buchungsdatum muss selbstverständlich getrennt werden.

Jetzt haben Sie bestimmt noch Fragen. Wir werden versuchen, alle Fragen bestmöglich zu beantworten. Verwenden Sie dafür am besten unser neues Ticketsystem:

direkt online über

                https://support.isential.de

oder per E-Mail an

                Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Artikel als PDF herunterladen.

Hinweis: Weitere Infos über unser Ticketsystem finden Sie im Artikel 06-2020 – Helpdesk, neuer Supportbereich.

Alles Gute und bleiben Sie gesund!

Liebe Kunden,

es freut uns sehr, Ihnen unseren neuen Supportbereich vorstellen zu dürfen. Kern dieses neuen Bereiches ist unser ticketbasierender Helpdesk, mit dem wir die Beziehungen zu Ihnen stärken.

Unser Helpdesk ermöglicht uns, persönlich, schnell und zielgerichtet auf Ihre Supportanfragen zu antworten. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, sowohl den Status Ihrer Supportanfrage einzusehen als auch diese selbst zu verwalten. Sie können beispielsweise Ergänzungen vornehmen, Dateien hochladen oder uns kontaktieren.

Unser Helpdesk verwaltet alle eingehenden Anfragen von Ihnen, welche entweder automatisch oder manuell einem Mitarbeiter zugewiesen werden. Sowohl Sie als auch wir bekommen eine genaue Übersicht über die bisherige Kundenhistorie, wie zum Beispiel bereits behobene Probleme oder vom Ihnen gemachte Angaben zum aktuellen Problem.

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, unseren Helpdesk zu nutzen. Zurzeit sind folgende zwei Möglichkeiten implementiert:

1. Sie können über einen beliebigen Internetbrowser direkt in unserem Helpdesk ein neues Support-Ticket eröffnen oder bestehende verwalten. Besuchen Sie dazu unser Supportportal, welches Sie über folgende Internetadresse erreichen:
   
   https://support.isential.de
   
   
2. Sie können durch Senden einer E-Mail an unseren Helpdesk ein neues Support-Ticket erstellen oder auf bereits bestehende antworten (bitte ändern Sie beim Antworten die Betreff-Zeile nicht). Dazu müssen Sie die E-Mail-Adresse unserer Supportabteilung nutzen:
   
   Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Wenn Sie zum ersten Mal unseren Helpdesk besuchen, müssen Sie sich einmalig registrieren. Dabei vergeben Sie ein Kennwort, um sich an unserem Helpdesk anzumelden. Als Anmeldename wird Ihre E-Mail-Adresse verwendet.

Sofort nach der ersten Anmeldung fragt Sie der Browser, ob unser Helpdesk Ihnen Benachrichtigungen anzeigen darf. Wir empfehlen Ihnen, diese Abfrage mit „Ja“ abzunicken, damit Sie bei Statusänderungen Ihrer Anfragen sofort benachrichtigt werden. Auf jeden Fall werden Sie zusätzlich per E-Mail über Änderungen informiert.

Wichtig:

1. Nutzen Sie bitte für Supportkommunikation über E-Mail ausschließlich die E-Mail-Adresse Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!.
   
   
2. Für alle anderen Angelegenheiten, welche über E-Mail abgewickelt werden, nutzen Sie bitte weiterhin die Ihnen bekannten E-Mail-Adressen, um keine unnötigen Support-Tickets zu erstellen.
   
   
3. Bei E-Mail-Antworten darf die Betreffzeile nicht geändert werden. Unser Helpdesk verwaltet jede Supportanfrage anhand einer Ticketnummer, die in der Betreffzeile enthalten sein muss. Fehlt diese oder sie wurde geändert, kann das System keine Zuordnung zu Ihrer Anfrage herstellen.
   
   Beispiel eine Betreffzeile:

Drucker druckt nicht [Ticket#202006164300039]

Sie können unseren Supportbereich über unsere Internetseite bequem erreichen. Diese wurde um einen weiteren Menüpunkt „Support“ erweitert. Von hier aus gelangen Sie zu unserem Helpdesk oder zum Downloadbereich unserer Fernwartungssoftware. Um den Zugriff noch weiter zu vereinfachen, finden Sie im Fußbereich unserer Internetseite die direkten Links zu den einzelnen Bereichen („Tickets“ und „Fernwartung“):

Wir wünschen Ihnen nun viel Spaß mit unserem neuen Helpdesk und laden Sie zur regen Teilnahme herzlich ein.

Ihr ISEntial-Team

Integration von ISEdoc in ISEntial

Wir möchten Ihnen das in ISEntial vollständig integrierte Archivsystem ISEdoc vorstellen. Nach Freigabe und Einrichtung des Moduls, kann das Archivsystem in allen Bereichen von ISEntial verwendet werden (siehe auch Produktseite).

Wie unter ISEdoc Archivsystem – AddOn (API) beschrieben, steht Entwicklern unser AddOn ISEdoc zur Verfügung, mit dessen Hilfe leistungsfähige Archivsysteme sehr einfach aufgebaut werden können. Im weiteren Verlauf möchten wir uns jedoch mit der Integration von ISEdoc in ISEntial befassen.

ISEntial unterscheidet zwei Arten der Archivierung:

1. Manuelle Archivierung
   Bei der manuellen Archivierung entscheiden Sie, welche Dokumente in welchen Programmbereichen mitarchiviert werden sollen. Sie können z. B. zusammen mit einer Auftragsbestätigung zusätzlich beliebig viele Dokumente ganz einfach per Drag&Drop archivieren wie z. B. CAD-Zeichnungen, Notizen, Kundenbestellungen usw.
   
   
2. Automatische Archivierung
   Bei der automatischen Archivierung werden Dokumente ohne Ihr Zutun automatisch archiviert. Dazu können kundenbezogen sogenannte „Workflows“ definiert werden, die automatisch dazu führen, dass Dokumente unter bestimmten Voraussetzungen archiviert werden. Ein beliebtes Beispiel dafür ist die Auftragsbearbeitung: Jedes Mal, wenn eine Auftragsbestätigung gedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt wird, archiviert ISEntial automatisch die aktuelle Version der Auftragsbestätigung.

Archivierte Dokumente müssen oft vorgangsbezogen aus dem Archiv geholt und weiterverarbeitet werden. Ein Beispiel dafür sind Werkzeugnisse oder Prüfbescheinigungen. Werden z. B. metallische Erzeugnisse eingekauft, denen ein Werkzeugnis beiliegt, kann dieses Dokument zusammen mit dem Einkaufsposten bzw. der Charge archiviert werden. Durch einen geeigneten Workflow kann angegeben werden, dass der Käufer automatisch eine Kopie des Werkzeugnisses erhält, ohne dass der ISEntial-Anwender darauf achten muss. Die Arbeitseinsparung ist enorm und die Fehlerquote tendiert gleichzeitig gegen Null.

Selbstverständlich sind das nur einfache Beispiele. Durch geeignete Workflows können beliebig komplexe Verarbeitungsschritte definiert werden, die Ihre individuellen Anforderungen erfüllen.

Ein beeindruckendes Beispiel stellt die Projektverwaltung von ISEntial dar. Hier kann ISEdoc sein gesamtes Potential ausspielen. Sie können für ein Projekt analog zum gewöhnlichen Papierarchiv unterschiedliche Projektmappen anlegen, in denen Sie thematisch alle zum Projekt gehörenden Dokumente organisieren. Der Zugriff auf diese Dokumente kann von überall im Netzwerk direkt erfolgen – die Papierablage mit all ihren unangenehmen Begleiterscheinungen hat endgültig ausgedient. Sie öffnen einfach direkt aus dem Archiv das mit dem archivierten Dokument verknüpfte Programm. Ein Word-Dokument wird mit Word, ein Excel-Dokument mit Excel geöffnet usw.

Mit dem Archivsystem von ISEntial verfügen Sie über einen klar definierten Ort im Unternehmen, in dem Sie alle zum ERP-System gehörenden Dokumente verwalten können. Egal ob es sich um Einkaufs-, Verkaufs-, Buchhaltungs- oder Projektdaten handelt – Ihre Dokumente sind immer griffbereit, da wo sie diese auch hingehören.

Weitere Infos: ISEdoc – Produktseite

Lassen Sie sich das Archivsystem von uns vorführen – wir sind sicher, Sie werden begeistert sein!

Europäische Datenschutzgrundverordnung – Die Schonfrist ist vorbei

Die im Jahre 2016 verabschiedete Europäische Datenschutzgrundverordnung, deren Übergangsfrist Ende Mai 2018 endete, ist allgegenwärtig. Nachdem sich die Datenschutzbehörde zunächst mit größeren Fällen beschäftigt hatte, beginnt diese nach einer personellen Aufstockung, kleinere Firmen ins Visier zu nehmen – nun könnten Sie der Nächste sein.

Erfüllen Sie alle notwendigen Anforderungen bezüglich der EU-DSGVO? Verfügen Sie über ein Datenschutzhandbuch bzw. ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten? Ist Ihr Personal in Sachen Datenschutz hinreichend geschult? Wenn nur eine dieser Fragen nicht positiv beantwortet werden kann, müssen Sie aktiv werden.

Hier stehen wir Ihnen mit unseren Datenschutzbeauftragten gerne zur Seite. Kümmern Sie sich um das, was Sie am besten machen können – wir kümmern uns um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen.

Weitere Infos: Datenschutz

Es heißt, zur Weihnachtszeit werden Wünsche wahr. Daher wünschen wir Ihnen für das kommende Jahr Glück, Erfolg, Zufriedenheit und Gesundheit. Und wenn wir noch einen Wunsch für uns selbst offen haben, dann den, dass wir weiter so gut zusammenarbeiten.

Herzliche Grüße und schöne Weihnachten!